关于调整外币票据确认业务的通知

校属各单位：

在报销涉及使用外币的相关票据时，需先经外币票据确认（简称外票确认）再行报销。

科研活动相关外币票据确认流程简化调整如下：

一、外票确认所需材料

（1）原始票据（Invoice/Receipt）。在相应内容处分别用中文注明支付事由、开票单位名称、数量（含单位）和币种，经费负责人签字。

（2）外币票据确认单（见附件1）。如有银行人民币扣费账单，可按扣费汇率填写确认单汇率及支付金额；如无，请根据中国银行外汇牌价网站查询汇率填写。若实际支付金额与外汇转换金额不一致，请核查有无转账手续费。

（3）汇率查询界面截图及付款凭证。

         汇率查询界面截图需体现网址等完整信息，打印附于外币票据确认单后。

付款凭证包括但不限于银行卡或信用卡流水单、线上支付记录、银行购汇回执单、手续费等。

（4）事项证明材料。版面费或润色费附论文录用通知或论文首页复印件；会员注册费附缴费通知及国际组织会员资格证明；国际会议注册费附缴费通知及会议邀请函；图书资料购置费提供实物照片等。

二、外票确认流程

1、登录国际处官方网站：

https://oice.sust.edu.cn/info/1126/1763.htm，下载附件“外币票据确认单”，并按要求填写。

2、持本通知第一项所列的外票确认所需材料，至逸夫楼702室国际处进行外票确认审核。

3、经国际处确认后，由申请者交财务处继续报销审核。

三、注意事项

1、自本通知发布之日起，外票确认时以“外币票据确认单”替换原有的“C-01外票确认申请单”。

2、办理外票确认，需持上述4项材料，材料不全者，国际处不予受理；

3、项目负责人对票据、汇率查询截图等材料的真实性、合法性、有效性、相关性负责；国际处审核原始票据、事项证明材料；财务处根据付款凭证、外币票据确认单、汇率查询截图、付款凭证审核折算金额。

4、国际处仅在每周二、周四集中办理外票确认。

          咨询电话：

国际合作与交流处（逸夫楼702室）：86179722

财务处（逸夫楼109室）：86168123

附件：外币票据确认单

国际合作与交流处 财务处

2024年4月7日